O cadastro de produtos é um dos principais pontos de qualquer operação de um comércio, seja ele físico ou virtual. Essa etapa traz uma série de benefícios que se refletem em outras pontas da gestão, como o controle de estoque e a logística.
O processo de cadastramento não é o mais rápido, mas dar atenção aos detalhes nesse momento pode facilitar (e muito) a vida do lojista no futuro, tanto na gestão de inventário quanto na verificação de dados fiscais importantes de cada produto.
O que é o cadastro de produtos?
De forma bem básica, o cadastro de produtos é o momento de registrar todo item que é feito ou vendido pela loja dentro de um sistema, incluindo todas as informações sobre ele que estiverem disponíveis.
Esse sistema de cadastro de produtos deve ser detalhado o suficiente para que todas as áreas da empresa, como logística, administração, contabilidade, marketing e vendas, consigam ter uma visão completa de todo o material da loja. Isso porque cada uma delas precisa ter uma base para o trabalho final, que é, de fato, vender a mercadoria.
Por que é importante?
Sem o cadastro, não dá para saber o que está ou não em estoque, se tem algum produto entrando ou saindo da loja, e, em um nível mais básico, nem o que está sendo vendido. Ou seja, ele é o sistema que vai organizar e orientar toda a gestão.
O cadastro de produtos para e-commerce, por exemplo, é o que torna viável saber o que consta em um pedido, para, em seguida, encontrar o produto no estoque. Só assim a loja poderá, então, enviá-lo.
Ao pensar em cada área da empresa, o cadastro de produtos sempre tem um papel relevante. Na administração, há o monitoramento do estoque e a tomada de decisão sobre reposição ou liquidação. No marketing, faz-se a identificação de produtos populares para facilitar as campanhas. E por aí vai.
Acima de tudo, o cadastro ajuda na precificação dos produtos, já que as informações mais importantes estão centralizadas. Por exemplo: o preço de custo; e os impostos.
Principais aspectos do cadastro
Existem duas partes na hora de cadastrar algum produto. Primeiro, os dados gerais, como nome do item, cor, peso, modelo, quantidade etc. Segundo, a parte de tributos municipais, estaduais e federais, conforme orientado pelo governo. Confira mais aspectos abaixo.
1. Categorização
Cada item deve ter uma categorização específica na hora de ser cadastrado. Uma forma de organizar a categoria de produtos é por meio de grupos de produtos. Isso garante que o cliente consiga encontrar mercadorias similares na loja, facilitando também o dia a dia do lojista.
2. Estoque
O cadastro de produtos informa a quantidade de produtos armazenados em estoque, algo essencial na gestão de almoxarifado. É um elemento importante para evitar que clientes tentem comprar um produto esgotado e também para avisar ao lojista que o produto saiu de estoque.
3. Busca
Ter uma noção de como os consumidores buscam por um item é essencial para cadastrá-lo de forma correta. Atualmente, existem várias ferramentas com esse objetivo, com detalhes mais técnicos sobre pesquisa de mercado.
Uma dica: sempre cadastre variações incorretas de pesquisa, uma vez que a digitação na busca às vezes estará errada. Essa é uma estratégia de usabilidade da loja virtual, crucial para o sucesso do negócio.
4. Imagens e Vídeos
Um fator importante são as imagens e os vídeos das mercadorias. Em um e-commerce, o cliente não toca no produto. Então, fotos bem-iluminadas, em alta qualidade, além de vídeos e de recursos de zoom, são o que converterão a venda.
5. SEO
Outro aspecto poderoso que o cadastro proporciona é o SEO para e-commerce. Ao otimizar todos os itens que estarão à venda na loja virtual e a forma como eles aparecem nos principais buscadores, os nomes e as descrições dos produtos em si tornam-se uma forma de atrair clientes.
6. Descrição técnica
Por fim, mas não menos importante, a descrição técnica no site não pode ser subestimada. É necessário falar sobre o item em si: o material de que ele é feito, o tamanho, a cor, o peso, enfim, tudo que for importante para o cliente deve estar aqui.
Melhores práticas
Agora que todos os elementos de como fazer o cadastro foram traçados, é preciso ressaltar outro ponto importante. Você deverá atentar-se na hora de usar métodos manuais e sem muita tecnologia, pois eles tendem a consumir um tempo enorme, que poderia ser utilizado de forma mais produtiva na loja.
A organização é fundamental em uma empresa, mas a eficiência também. Por isso, vale a pena tentar usar o método EAV (Entidade, Atributo, Valor). O grande benefício dele é que todos os produtos são dispostos em tabelas interligadas.
Isso ajuda na hora de procurar uma determinada informação. Além disso, facilita a logística. Desse modo, o gerenciamento de todos os produtos da sua loja virtual passa a ser mais simplificado e dinâmico.
Existem ainda outras boas práticas a serem levadas em consideração. Algumas delas são: ter um funcionário responsável pelo cadastro; adquirir ferramentas para facilitar processos fiscais; implementar um sistema de contagem mercadológico; usar código de barras individuais para identificação; atualizar todos os itens de tempos em tempos; entre outros.
Quais erros evitar?
Alguns erros dão mais problemas que outros. No cadastro, é importante evitar especialmente aqueles de aspecto fiscal, nas informações gerais ou em relação à tributação (o que pode criar recolhimentos diferentes).
Há outras questões que também afetam diretamente o funcionamento de um e-commerce. Algumas delas, às quais você deve se atentar, são: não cadastrar o total dos produtos que estão disponíveis para venda; não inserir dados importantes ou colocar dados desatualizados dos itens; cadastrar acidentalmente a mercadoria duas vezes.
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